In AVANTI können Sie Mengen an LV-Positionen nach dem GAEB-Standard ermitteln. Dabei ist jede Positionsmenge mit einer Liste von Berechnungszeilen hinterlegt. Mit AVANTI PRO sind Sie in der Lage, digitale Aufmaße vom Unternehmer im Zuge der Rechnungsprüfung einzulesen. Das beschleunigt aus unserer Sicht erheblich den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungen, vor allem dann, wenn das Aufmaß eben nicht gemeinsam mit dem Unternehmer angefertigt wurde.
Für den Austausch von Mengenberechnungen an Positionen hat der GAEB die Formate D11 und X31 definiert.
Das Format D11 ist vom GAEB definiert worden im Jahr 1979. Damals gab es noch die so genannten CGA-Monitore, die als Besonderheit die Schrift in grüner Farbe oder gar auch bernsteinfarben ausgeben konnten. Es passten maximal 80 Textzeichen in eine Bildschirmzeile, egal, ob der Monitor eine Bildschirmdiagonale von 10 oder vielleicht sogar 12 Zoll hatte; nur die Schriftgröße änderte sich mit der Bildschirmdiagonalen. Das Format D11 wurde dahin abgestimmt, dass eine Berechnungszeile komplett auf dem Monitor ohne Zeilenumbruch angezeigt werden konnte. Das schränkte die Anzahl von Spalten und die Anzahl von Zeichen in einer Spalte erheblich ein. So darf die Positionsnummer (im GAEB "OZ" genannt) nicht mehr als 9 Zeichen enthalten, wobei die Punkte nicht gezählt werden. Das LV darf hierbei nicht mehr als 3 Gliederungsebenen, bestehend aus LOS, Titel und Teilleistung, vielleicht noch einem 1stelligen Index enthalten. Wird die Formel 91 gewählt, darf der Ansatz nicht mehr als 38 Zeichen enthalten. Im Jahre 2009 hat der GAEB die Definition noch einmal leicht geändert: statt der bisherigen Altgrad geht nun eine Winkelfunktion von Neugrad aus.
Mittlerweile gibt es seit einigen Jahren ein aktualisiertes Format X31. Wer nun meint, dass sich damit Wesentliches in der Methodik geändert hat ... Nein. Die OZ darf nun (ohne Punkte) insgesamt 14 Stellen lang sein, und die Spalte Erläuterung nimmt nun mehr als 9 Zeichen auf.
Soweit so gut. Auf was ist nun zu achten, damit Aufmaßdaten möglichst reibungslos zwischen Unternehmer und Ihnen ausgetauscht werden können? Hier unsere Erkenntnisse:
- Am besten schreiben Sie in Ihre Ausschreibung eine Vorbemerkung mit den von Ihnen genutzten Mengeneinheiten, und wie diese in der Positionssumme gerundet werden. Eine Liste dazu finden Sie in AVANTI mit dem Menübefehl "Extras | Stammdaten | Abrechnungseinheiten".
- Ist Ihr LV tiefer gegliedert als 11.22.PPPP.I, dann können Sie die Aufmaßdaten nur noch per GAEB X31 austauschen.
- Sofern der Austausch nur über GAEB D11 möglich ist: verwenden Sie die Ausgabe 2009.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies einstellen können: "Menübefehl "Extras | Einstellungen", dann "Projekteinstellungen | Optionen", Auswahl bei REB-23.003 Version auf "2009". - In der Liste der Berechnungszeilen gibt es die Spalten "Blatt" (4 Stellen) und "Zeile" (2 Zeichen). Die Inhalte der beiden Zeilen zusammengenommen muss im gesamten LV eindeutig sein. AVANTI befüllt diese Spalten beim ersten GAEB Mengenexport bzw. beim Import aus der GAEB-Datei.
- In AVANTI heben Sie niemals die Berechnungssperre von früheren Aufmaßen auf.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie das bewerkstelligen könnten: Menübefehl "Extras | Einstellungen", dann "Systemeinstellungen | Benutzer | Allgemein", Haken muss entfernt sein bei "Aufmaßberechnungssperren aufheben"! - Beherzigen Sie das KISS-Prinzip (Keep it simple, stupid). Weniger ist mehr.
- Lieber eine weitere Kommentarzeile als eine kryptische Abkürzung in der Spalte Erläuterung.
- Belassen Sie es in der Spalte Erläuterung bei maximal 9 Zeichen.
- Auf Winkelfunktionen (SINUS, COSINUS, etc.) ist zu verzichten. Stattdessen ist eine vorherige Kommentarzeile hilfreich.
- Auf Adressbezüge mit Blatt-/Zeilen-Nummern ist zu verzichten. Stattdessen ist eine vorherige Kommentarzeile hilfreich.
- Das Ergebnis einer Berechnungszeile wird nach GAEB ungerundet ermittelt (es steht noch nicht einmal in der GAEB-Datei!), erst die Summe wird gerundet.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies einstellen können: "Menübefehl "Extras | Einstellungen", dann "Systemeinstellungen | System | Vorgaben", Haken muss entfernt sein bei "Einzelne REB Zeilen runden"! - Es werden nur die Berechnungszeilen zum aktuellen Aufmaß exportiert.
- Einmal ausgetauschte Berechnungszeilen werden nicht geändert, sondern es werden stets neue Berechnungszeilen in einem neuen Aufmaß angelegt, die zu einer geänderten Positionsmenge führen.
- Berechnungszeilen aus früheren Aufmaßen werden nicht geändert.
- Eine vom Unternehmer bereitgestellte GAEB Datei lesen Sie in AVANTI im Desktop "Aufmaße" in ein neues Aufmaß ein.
- Danach legen Sie in AVANTI sofort ein neues Aufmaß für Ihre Prüfung an.
- Ergibt Ihre Prüfung zu einer Position eine andere kumulierte Positionsmenge, dann legen Sie dafür (eine) neue Berechnungszeile(n) an.
- Aus diesem neuen Aufmaß exportieren Sie die GAEB Mengenberechnungen, wobei Sie nur die Berechnungszeilen des aktuellen Aufmaßes ausgeben.
- Mit jedem neuen Aufmaß des Unternehmers sind die letzten 4 Schritte auszuführen.
Die beste Analogie, die dem Autor dazu einfällt, ist der Vergleich zum Online-Banking beim Abholen der Kontoumsätze. Hier werden ja auch nur die neuen Umsätze, nicht aber jedes Mal alle Umsätze seit Kontoeröffnung transferiert.