Beschreibung
Ab 01.01.2025 werden Sie vielleicht mit dem Thema "E-Rechnung" konfrontiert. Wie können Sie eine E-Rechnung importieren und exportieren?
Eine E-Rechnung wird als Datei übermittelt, z. B. per Email. Bei der E-Rechnung haben wir zwei verschiedene Formate identifiziert: XRechnung und ZUGFeRD. Das Format XRechnung ist eine xml-Datei, die ein Mensch schwer lesen kann, der Computer hingegen sehr gut verarbeiten kann. Das Format ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in der zusätzlich eine XRechnung als Attachment eingebettet ist, und die der Mensch deshalb gut lesen und der Computer sehr gut verarbeiten kann.
Die Unterstützung von E-Rechnungen in AVANTI wird in mehreren Stufen komplett umgesetzt.
Mit AVANTI 2024 sind Sie bereits in der Lage, eine E-Rechnung im Format XRechnung als eine neue Zahlungsfreigabe zu importieren. In AVANTI 2025 können Sie eine E-Rechnung auch im Format ZUGFeRD importieren. Dabei wird die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Leistungszeitraum von/bis und der Rechnungsbetrag als ungeprüfte Rechnungssumme und als Prüfbetrag (der natürlich noch geändert werden kann) importiert. Der Nachlass und die Abzüge, Einbehalte und Umlagen werden dabei aus dem Vertrag bzw. der vorherigen Zahlungsfreigabe geholt. Die Freigabe wird also vorausgefüllt. Die Rechnungspositionen werden ab AVANTI 2025 übernommen. Der Import gelingt recht leicht: Im Desktop „Zahlungen“ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Zahlungsfreigaben und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Importieren | E-Rechnung importieren“.
Ab AVANTI 2024 können Sie eine Zahlungsfreigabe als E-Rechnung im Format XRechnung exportieren. In AVANTI 2025 können Sie eine E-Rechnung auch im Format ZUGFeRD exportieren. Dabei wird das, was wir in der Freigabe mit Nachlass, Abzügen, Einbehalten und Umlagen sehen, exportiert und 1 Dummy-Rechnungsposition mit der geprüften Rechnungssumme hinzugefügt. Ab AVANTI 2025 werden auch - soweit möglich - die Aufmaßpositionen mit den geprüften Mengen als Rechnungspositionen exportiert. Der Export gelingt recht leicht: Im Desktop „Zahlungen“ klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Formular der Zahlungsfreigabe und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Exportieren | E-Rechnung exportieren“.
Voraussetzungen
In AVANTI 2024 ist ein neues Feld „Leitweg-ID“ (s. a. https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/) in die Adressverwaltung eingebaut worden. Dieses Feld, wie auch das bereits vorhandene Feld „Firma.UStIdent“ (entspricht der UStIdNr der Firma), muss an der Adresse des Auftragnehmers und des Auftraggebers gefüllt sein. Außerdem muss am Auftragnehmer die Bankverbindung mit Bankname, IBAN, BIC und Kontoinhaber angelegt sein. Ist das nicht der Fall, wird der Export mit einer Meldung zu den leeren Feldern abgebrochen.
Natürlich muss zum LV ein Vertrag angelegt sein. Im Vertrag werden Auftraggeber und Auftragnehmer aus den Stammadressen entnommen.
Eine Zahlungsfreigabe wird als E-Rechnung exportiert. Hierbei sollten Leistungsbeginn, Leistungsende und Fälligkeit gefüllt sein. Die Aufmaßpositionen der der Freigabe zugeordneten Aufmaße werden mit ihren geprüften Mengen als Rechnungspositionen exportiert. Sind allerdings in der Freigabe Aufmaßpositionen zugeordnet mit Hilfe der Filterfunktion über eine Kostengruppe o. ä., dann wird nur eine "Dummy-Position" in die E-Rechnung exportiert. Dies ist auch der Fall, wenn kein Aufmaß der Freigabe zugeordnet ist.
Der Import einer E-Rechnung wird als Zahlungsfreigabe importiert. Zusätzlich legt AVANTI ein neues Aufmaß an und importiert die Mengen der Rechnungspositionen an die Aufmaßpositionen des neuen Aufmaßes. Der Abgleich erfolgt hierbei über die Positionsnummer. Einmal mehr an dieser Stelle ist es also wichtig, dass die Positionsnummern im System des Auftragnehmers übereinstimmen mit den Positionen in AVANTI.
Fazit / Handling
- In AVANTI 2024 werden noch keine Rechnungspositionen ausgetauscht, und es wird nur das Format XRechnung, nicht aber das Format ZUGFeRD unterstützt. In AVANTI 2025 ist beides möglich.
- Import: Rechtsklick in Liste Zahlungsfreigaben am LV, „Importieren | E-Rechnung importieren“.
- Export: Rechtsklick in Formular der Zahlungsfreigabe, „Exportieren | E-Rechnung exportieren“.