Beschreibung
Ab 01.01.2025 werden Sie vielleicht mit dem Thema "E-Rechnung" konfrontiert. Wie können Sie eine E-Rechnung importieren und exportieren?
Eine E-Rechnung wird als Datei übermittelt, z. B. per Email. Bei der E-Rechnung haben wir zwei verschiedene Formate identifiziert: XRechnung und ZUGFeRD. Das Format XRechnung ist eine xml-Datei, die ein Mensch schwer lesen kann, der Computer hingegen sehr gut verarbeiten kann. Das Format ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in der zusätlich eine XRechnung als Attachment eingebettet ist, und die der Mensch deshalb gut lesen und der Computer sehr gut verarbeiten kann.
Die Unterstützung von E-Rechnungen in AVANTI wird in mehreren Stufen komplett umgesetzt.
Mit AVANTI 2024 sind Sie bereits jetzt in der Lage, eine E-Rechnung im Format XRechnung als eine neue Zahlungsfreigabe zu importieren. Dabei wird die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Leistungszeitraum von/bis und der Rechnungsbetrag als ungeprüfte Rechnungssumme und als Prüfbetrag (der natürlich noch geändert werden kann) importiert. Der Nachlass und die Abzüge, Einbehalte und Umlagen werden dabei aus dem Vertrag bzw. der vorherigen Zahlungsfreigabe geholt. Die Freigabe wird also vorausgefüllt. Die Rechnungspositionen werden derzeit noch nicht übernommen. Der Import gelingt recht leicht: Im Desktop „Zahlungen“ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Zahlungsfreigaben und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Importieren | E-Rechnung importieren“.
In AVANTI 2024 können Sie eine Zahlungsfreigabe als E-Rechnung im Format XRechnung exportieren. Dabei wird das, was wir in der Freigabe mit Nachlass, Abzügen, Einbehalten und Umlagen sehen, exportiert und 1 Dummy-Rechnungsposition mit der geprüften Rechnungssumme hinzugefügt. Der Export gelingt recht leicht: Im Desktop „Zahlungen“ klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Formular der Zahlungsfreigabe und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Exportieren | E-Rechnung exportieren“.
Momentan arbeiten wir u. a. daran, dass wir auch die Rechnungspositionen aus einer E-Rechnung in ein neues Aufmaß importieren und beim Export die zugehörigen Positionen aus den Aufmaßen in die XRechnung schreiben. Außerdem wird am Datenaustausch via ZUGFeRD gearbeitet. Diese Funktionalitäten sollen spätestens mit AVANTI 2025 (Veröffentlichung voraussichtlich Mitte Januar 2025) bereitstehen.
Voraussetzungen
In AVANTI 2024 ist ein neues Feld „Leitweg-ID“ (s. a. https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/) in die Adressverwaltung eingebaut worden. Dieses Feld, wie auch das bereits vorhandene Feld „Firma.UStIdent“ (entspricht der UStIdNr der Firma), muss an der Adresse des Auftragnehmers und des Auftraggebers gefüllt sein. Außerdem muss am Auftragnehmer die Bankverbindung mit Bankname, IBAN, BIC und Kontoinhaber angelegt sein. Ist das nicht der Fall, wird der Export mit einer Meldung zu den leeren Feldern abgebrochen.
Fazit / Handling
- In AVANTI 2024 werden noch keine Rechnungspositionen ausgetauscht, und es wird nur das Format XRechnung unterstützt. Spätestens in AVANTI 2025 wird beides möglich sein.
- Import: Rechtsklick in Liste Zahlungsfreigaben am LV, „Importieren | E-Rechnung importieren“.
- Export: Rechtsklick in Formular der Zahlungsfreigabe, „Exportieren | E-Rechnung exportieren“.